Règles appliquées par le bureau Zoé
Tout séjour doit faire l'objet de :
- une annonce envoyée à tous les adhérent(e)s par un courriel de encompagniedezoe @gmail.com ;
- une publication de l'annonce sur le blog Zoé, possible 10 jours après l'envoi aux adhérent(e)s ;
- une diffusion plus large par un courriel Zoé, possible 10 jours après l'envoi aux adhérent(e)s.
Modalités d'inscription
- une demande d'inscription est à envoyer par un courriel à Zoé et/ou au responsable du séjour dans les délais fixés pour ce séjour ;
- le responsable du séjour répond par mail sur la prise en compte de la demande d'inscription, soit acceptation ou mise possible en liste d'attente ;
- le responsable du séjour précise les frais d'inscription en Euros en fonction des conditions financières suivantes.
Conditions financières
- une inscription est effective après réception d'un premier acompte correspondant à environ 30% du prix du séjour, acompte versé par virement bancaire (IBAN Zoé) ou envoyé par chèque ;
- le versement d'un second acompte d'environ 40% du prix du séjour est demandé au moins 30 jours avant le début du séjour, sauf spécification d'une date ultérieure par le responsable du séjour ;
- le versement du solde est exigé avant le début du séjour sauf spécification d'une date antérieure par le responsable du séjour.
En cas de surnombre une liste d’attente est créée. N’y sont inscrites que les personnes déclarant accepter les conditions financières sus-dites. Les réponses à la participation seront traitées suivant l'ordre d'arrivée des demandes dans la liste.
Il est précisé que la nourriture et le transport sont à la charge de chaque participant. Un hébergement commun conduit au partage des courses, des frais, des préparations de repas et des tâches ménagères. Chacun devra assurer ses déplacements avec incitation forte au covoiturage.
Cas de désistements ou annulation d'une personne inscrite
Tout désistement ou annulation doit être confirmé le plus rapidement possible par un courrier papier ou par courriel à encompagniedezoe @gmail.com.
Par souci d’équilibre financier, aucun remboursement ne pourra être consenti, sauf en cas de force majeure (décès d’un proche, maladie, hospitalisation). Il est précisé que les conditions météorologiques (la pluie ou le mauvais temps, hors déclaration de catastrophe naturelle) ou les carences de transport du fait de la personne inscrite ne constituent pas un cas de force majeure.
Les conditions suivantes seront appliquées :
- un remboursement total pourra être effectué si la personne inscrite initialement trouve un(e) remplaçant(e) qui pourra s'acquitter des frais d'inscription ;
- un remboursement partiel des acomptes pourrait être octroyé par décision du bureau en fonction de l'impact financier engendré par le désistement.
Il ne sera procédé à aucun remboursement partiel lorsqu’un participant rejoint un séjour postérieurement à son début ou en repart précocement.
Annulation du séjour de la part de Zoé
Zoé peut annuler un séjour dans le cas où le nombre d’inscriptions serait insuffisant. Les personnes inscrites seraient alors remboursées intégralement. Il est précisé qu'aucun frais de pénalités n'est exigible.
Zoé peut modifier la date d’un séjour dans le cas de circonstances exceptionnelles. Les personnes inscrites qui ne pourraient se rendre disponibles pour la nouvelle date seront intégralement remboursées.
Zoé peut adapter le contenu des activités d’une sortie dans le lieu et aux dates prévues. En cas de modifications substantielles les éventuelles indemnisations seront appréciés au cas par cas par le bureau de Zoé.